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Mit OrganisedMinds durchstarten

Geschrieben von Martin Blaha, veröffentlicht am 2014-02-12

Machen Sie selber den ersten Schritt.

Es gibt keine Alternative.

Alles Grosse fängt klein an. Der effektivste Weg, neue Prozesse zu adoptieren ist es, mit einer oder zwei Personen zu starten. Für diesen Best-practice Ansatz sprechen hauptsächlich zwei Gründe:

Wegen Ihnen

"Fangen Sie klein, mit nur Ihren wichtigsten Punkten, an und Ihre Lernkurve wird steil ansteigen."

Wegen Ihrem Team

"Menschen wollen Sachen am Laufen sehen, damit Sie begeistert werden. Auf dieser Weise vermeiden Glaubensdiskussion nach dem Motto: 'Ich denke das ist das richtige Tool für uns.'"

Wenn Sie und Ihr Team soweit sind, nehmen Sie sich nur ein Thema für Ihre erste Tool gestützte Kollaboration vor. Wählen Sie etwas Wichtiges aber Überschaubares. Mehr dazu später.

1. Ihre ersten Schritte

Fangen Sie mit Notizen an.

Fangen Sie erst mal damit an, Ihre Gedanken und Ideen als Notizen in OrganisedMinds festzuhalten. Sie leeren damit gleichzeitig Ihren Kopf, was einen grossen Produktivitätsschub mit sich bringt. Sobald Ihr Kopf frei ist, können Sie sich ans Planen Ihres nächsten Vorhabens machen.

Legen Sie einen Arbeitsraum für Ihre Ideen an und einen zweiten für all die Dinge, die Sie erledigen müssen.

Innerhalb des Ideen-Arbeitsraums sammeln Sie Ihre Notizen. Entweder durch das Anlegen neuer Aktivitäten auf Ihrem virtuellen Schreibtisch oder durch das Senden von Emails an Ihren Arbeitsraum. Wählen Sie, was auch immer für Sie natürlicher ist.

Organisieren Sie den Arbeitsraum mit Ihren Aufgaben entlang einer Struktur, die für Ihren Fall am meisten Sinn. Falls Sie nur Ihre Aufgaben aussortieren wollen, verwenden Sie die Arbeitsraum-Stapel als Aufgabenkategorien. Legen Sie sich auch einen, zwei Stapel für Ihre privaten Aufgaben. Überstrapazieren Sie am Anfang Ihre Organisationsstruktur, in dem Sie gleich zu viele Arbeitsräume anlegen. Sie werden sich schnell in Ihrem neuen Tool orientieren wollen.

2. Verwenden Sie Wiedervorlage

Verwenden Sie die Funktion "Wiedervorlage" für Aktivitäten und nehmen Sie die Möglichkeit wahr, Sachen für eine Weile zu vergessen. OrganisedMinds wird Sie bei fälliger Vorlage automatisch erinnern. Außerdem werden verstrichene Termine in OrganisedMinds rot dargestellt. Das wird Ihre Aufmerksamkeit automatisch auf diese Punkte lenken.

Kriegen Sie den Kopf frei, in dem Sie sich an Fälligkeitsdaten von Rechnungen, wichtige Meilensteine oder Statusänderungen erinnern lassen.

3. Teilen Sie Informationen

Beginnen Sie mit Teilen geschäftsrelevanter Infos, in dem Sie öffentliche Links von Ihren Notizen, Ideen, Aufgaben Ihrem Team zur Verfügung stellen. Somit erlangen diese zumindest schon mal einen Lesezugriff.

Teilen Sie nur die Information, die für Ihr Team relevant ist. Ihr Team wird eine "abgespeckte" Version dessen sehen, was Sie in OrganisedMinds. Beachten Sie bitte, dass das Teilen von Dokumenten nur zwischen angemeldeten OrganisedMinds Nutzen möglich ist.

4. Starten Sie die Zusammenarbeit

Legen Sie einen neuen Arbeitsraum für Sie und Ihr Team an.

Sammeln Sie zuerst die zu erledigenden Punkte.

Beginnen Sie mit Ihrer Planung, in dem Sie genau festhalten, was und warum getan werden muss. Planen Sie anschliessend Ihre Strategie, wie Sie dahin hinkommen. Verwenden Sie Stapel, um wichtige Meilensteine bei Ihrem Vorhaben abzubilden und bewegen Sie dorthin alle Aktivitäten, die zu diesem Meilenstein fertig werden müssen. Es ist unsere gute Erfahrung gewesen, in dieser Phase alle Stakeholder einzubinden.

5. Arbeit organisieren

Wenn Sie neue Aufgaben erfassen, notieren Sie dabei folgendes:

Verwenden Sie einen sinnvollen Titel und Beschreibung für die Aktivität, damit nach Möglich sofort ersichtlich ist, um was genau es sich handelt. Halten Sie im Kommentar fest, was der nächste Schritt für diese Aufgabe ist.

Arbeit verteilen:

Definieren Sie, wer sich um die Aufgabe kümmert.

Es hat sich in der Vergangenheit bewährt, immer nur eine Person für das Abliefern des Ergebnisses verantwortlich zu benennen. Das ist die Person, der Sie diese Aufgabe delegieren.

Setzen Sie einen Termin für Wiedervorlage und - optional - den Fertigstellungstermin:

Legen Sie fest, wann Sie sich mit der Aufgabe wieder befassen und setzen Sie diesen Termin in der Wiedervorlage fest.

OrganisedMinds wird Sie automatisch erinnern, wenn die Wiedervorlage fällig ist. Nutzen Sie die Möglichkeit, sich täglich mit einer Zusammenfassung per Email über die heute fälligen Termine und Wiedervorlagen zu informieren. Das ist eine ausgezeichnete Lektüre zu Ihrem Morgenkaffee.

6. Aufgaben aktualisieren

Informieren Sie den Rest Ihres Teams.

Verwenden Sie die Kommentarfunktion in Aktivitäten, um andere Kollegen über den Fortschritt zu informieren, Fragen zu stellen, Entscheidungen zu dokumentieren oder zu diskutieren.

Bewegen Sie Aktivitäten innerhalb des Arbeitsraums entsprechend ihrem Fortschritt.

Falls Sie die Stapel in einem Arbeitsraum entsprechend den Meilensteinen oder den Phasen, in den Sie vorgehen, angeordnet haben, bewegen Sie die Aufgaben entsprechend ihrem Status auf den nächsten Stapel.

Verwenden Sie das Archiv, um fertige Aufgaben abzulegen.

7. Abschluss eines Vorhabens

"Alles hat ein Ende, nur die Wurst hat zwei.", so ein deutsches Sprichwort.

Wenn Ihr Projekt oder Vorhaben abgeschlossen ist und ein Paar Aufgaben übrig geblieben sind, verschieben Sie diese in einen Arbeitsraum, in dem Sie sich um ihre Erledigung final kümmern. Schliessen Sie anschliessend den Arbeitsraum, in dem Sie das abgeschlossene Vorhaben organisiert haben. Es ist ein super Gefühl, Sachen erledigt bekommen zu haben und abzuschliessen. Wenn angebracht, gehen Sie mit Ihrem Team feiern, Sie haben es sich verdient!

Notiz: Aufgaben in abgeschlossenen Arbeitsräumen werden standardmässig im Archiv abgelegt.

8. Entdecken Sie neue Funktionalität

OrganisedMinds bietet Ihnen eine grossartige Funktionalität out-of-the-box, hat aber auch viele Funktionen, die Sie wahrscheinlich erst nach und nach für Sie entdecken werden.

Wir hoffen, dass Sie diese OrganisedMinds-Funktionen immer dort finden, wo Sie sie erwarten würden.

Ich freue mich auf Ihr Feedback und wünsche Ihnen mit dem ganzen OrganisedMinds-Team Happy organising!

Ihr
Martin Blaha

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