Büroorganisation und Tagesgeschäft meistern



Den Geschäftsalltag im Büro einfach und effizient organisieren

Einleitung

Mit einer richtigen Organisationsstrategie kann man den Geschäftsalltag prima organisieren und - wenn nötig - andere Kollegen in das eigene System einbinden. Alles, was Sie brauchen, ist ein einfaches System und das passende Werkzeug dazu. Wir erklären Ihnen, wie Sie Ihr Tagesgeschäft nach der populären Methode "Getting Things Done" von David Allen mittels OrganisedMinds bewerkstelligen.

1. Organisationsstrategie wählen

Es gibt viele Systeme und Vorschläge, wie zu erledigende Arbeit am besten zu organisieren ist und nicht jedes eignet sich für jeden. Entscheidend für die Beurteilung eines solchen Systems sollten in erster Linie eigene Anforderungen sein. Definieren Sie daher zuerst für Sie und für Ihr Team, was Ihnen bei einem System wichtig ist.

Organisationsstrategie nach Getting Things Done


  • Sammeln Sie alles, was erledigt werden muss, in einem System außerhalb Ihres Kopfes (hier OrganisedMinds)
  • Bearbeiten Sie anfallende Aufgaben nach folgender Routine: Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Kontrollieren, Erledigen

2. Organisation vorbereiten

Schritt 1 Arbeitsräume erstellen. Legen Sie folgende Arbeitsräume an - 1. Eingang, 2. Wiedervorlage, 3. Vielleicht irgendwann, 4. Archiv / Ablage und 5. Kleine Projekte.

Schritt 2 Stapel anlegen. Im Arbeitsraum Eingang benennen Sie die Stapel nach den Quellen, aus den an Sie Sachen herangetragen werden. Zum Beispiel Chef, Kunden, Lieferanten.
Im Arbeitsraum Wiedervorlage werden die Stapel nach Kontexten benannt. Ein Kontext ist die Umgebung, in der Sie eine Aufgabe erledigen können. z.B. @Anrufen, @In der Stadt, @Besprechung
In den Arbeitsräumen 3. Vielleicht irgendwann, 4. Archiv und 5. Kleine Projekte kommen später zum Einsatz.

Schritt 3 Initiales Füllen des Eingangs. Erstellen Sie bei diesem Schritt für alles, warum Sie sich kümmern müssen, eine Aktivität im Arbeitsraum 1. Eingang. Notieren Sie im Kommentarfeld dieser Aktivität jeweils den nächsten Schritt. Falls Sie einen Abgabetermin haben, vermerken Sie diesen und verwenden Sie die Wiedervorlage-Funktion, um sich an den den nächsten Schritt erinnern zu lassen.

3. Ablauf im Tagesgeschäft

Notieren

Halten Sie im Arbeitsraum 1. Eingang alle Punkte fest, die fortlaufend anfallen. Gehen Sie dabei wie beim initialen Füllen vor. Arbeiten Sie dann regelmäßig den Eingang durch und verfahren Sie dabei wie folgt:
  • Falls eine Handlung erforderlich ist, erledigen Sie die Aufgabe sofort, wenn diese nicht länger als 2 Minuten beansprucht.
  • Wenn Sie die Aufgabe delegieren können, verwenden Sie Delegieren Funktion und geben Sie die Email-Adresse der betreffenden Person ein.
  • Verschieben Sie die Aufgabe in den Raum 2. Wiedervorlage und legen Sie sie dort auf den passenden Stapel. Mit der Anordnung auf einem Stapel können Sie die Reihenfolge vorgeben.

Wenn keine Handlung erforderlich ist, entweder verschieben Sie die Aufgabe nach 4. Archiv / Ablage, löschen Sie sie oder legen Sie sie fürs erste im Arbeitsraum 3. Vielleicht irgendwann ab. Die Wiedervorlage-Funktion erinnert Sie dann zu gegebener Zeit wieder.

Organisieren

Externe Termine, Meetings und andere Aktionen, die von einem bestimmten Zeitpunkt abhängen, notieren Sie sich bitte weiterhin in Ihrem Kalender. Blocken Sie sich dort auch bewusst die Zeit, in der Sie nur Aufgaben abarbeiten wollen. Aufgaben, die Sie nicht innerhalb von 2 Minuten erledigen können, notieren Sie in OrganisedMinds. Verwenden Sie den Arbeitsraum 5. Kleine Projekte für Vorhaben, die mehrere Schritte brauchen, um erledigt zu werden. Verfolgen Sie größere Vorhaben in eigenen Arbeitsräumen.

Erledigen

Starten Sie im Arbeitsraum 2. Wiedervorlage. An Hand des Kontextes erkennen Sie leicht , ob Sie eine Aufgabe jetzt überhaupt erledigen können. Beurteilen Sie an Hand von folgenden Kriterien, welche Aufgabe Sie als nächstes erledigen wollen.

Verfügbare Zeit Überlegen Sie, wie viel Zeit Ihnen jetzt zur Verfügung steht und suchen Sie sich nur solche Aufgaben aus, für die Sie jetzt beispielsweise vor Ihrem nächsten Termin Zeit haben.

Verfügbare Energie Hören Sie in sich bei der Beurteilung hinein und schätzen Sie, wie viel Energie Sie gerade haben. Gehen Sie anspruchsvolle Aufgaben im Laufe des Tages nur dann an, wenn Sie hierzu die Energie auch haben.

Priorität "Getting Things Done" räumt Priorität generell einen weniger wichtigen Stellenwert, weil das Abwiegen, welche Aufgabe vor welcher im Tagesgeschäft Vorrang hat, einfach zu viel Zeit beanspruchen würde. Vermerken Sie in OrganisedMinds Aufgaben mit hoher Prio, werden diese auf den Sacks visuell hervorgehoben dargestellt.

4. Schlussfolgerung

Getting Things Done eignet sich hervorragend als Organisationsstrategie für Menschen und insbesondere für Teams mit vielen Aufgaben. Mit OrganisedMinds können Sie die GTD-Methodik leicht anwenden, Informationen, Dateien und den aktuellen Status im Team - unabhängig des Standorts - teilen und damit nicht nur Ihr Tagesgeschäft effizient steuern. Testen Sie OrganisedMinds und melden Sie sich gleich hier auf der Seite kostenlos an.

Einleitung

Volle Posteingänge, lange Wiedervorlage-Liste, Dokumente an diversen Orten, nicht nachvollziehbare Historie von Vorgängen und ständiges Hin und Her zwischen Telefon und Email. Das Vorankommen bei der Flut an Informationen und Anfragen, die uns täglich erreichen, gestaltet sich im Alltag sehr oft nur als mühsam und schwierig. Mit einer richtigen Organisationsstrategie kann man aber wieder Herr oder Frau der Lage werden. Alles, was Sie brauchen, ist ein einfaches System und das passende Werkzeug dazu.

Richtige Organisationsstrategie wählen

Es gibt viele Systeme und Vorschläge, wie zu erledigende Arbeit am besten zu organisieren ist und nicht jedes eignet sich für jeden. Entscheidend für die Beurteilung eines solchen Systems sollten in erster Linie eigene Anforderungen sein. Definieren Sie daher zuerst für Sie und für Ihr Team, was Ihnen bei einem System wichtig ist. Folgende Fragen können Ihnen bei der Beantwortung helfen:

  • Aus welchen Quellen kommen Aufgaben auf mich zu? (Post, Mail, Fax, Telefon, mündlich, ...)
  • Wie langlebig sind in der Regel die Aufgaben, die an mich herangetragen werden? (wenige Minuten, Stunden, Monate)
  • Wie wichtig sind die Aufgaben, die mich erreichen? (um welche Beträge geht es dabei? Ist Kundenzufriedenheit unmittelbar betroffen?)
  • Wie viel Personen helfen mir dabei, die Aufgaben erledigt zu kriegen? (müssen Sie das Meiste selber abarbeiten oder sind Sie im Team?)
  • Wo befinden sich in der Regel die Kollegen, mit den Sie zusammenarbeiten? (sitzen Sie alle im gleichen Büro oder verteilt - vielleicht gar über mehrere Standorte?)
  • Ist es für Sie oder Ihr Team wichtig auch von unterwegs aus, auf Ihr System Zugriff zu haben?
  • Wie wichtig ist es, die Vorgangshistorie auch später nachvollziehen zu können? (wie viel müssen Sie dokumentieren?)

Sind Sie sich über Anforderungen im Klaren, kann es an die Auswahl des richtigen Werkzeugs gehen. Wir bei OrganisedMinds sind große Fans von visueller Organisation und halten viel von dem Getting Things Done Prinzip von David Allen, weil es simpel und damit schnell zu etablieren ist.

Organisationsstrategie nach GTD


  • Sammeln Sie alles, was erledigt werden muss, in einem System außerhalb Ihres Kopfes
  • Bearbeiten Sie anfallende Aufgaben nach folgender Routine: Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Kontrollieren, Erledigen

OrganisedMinds eignet sich perfekt für die Umsetzung einer solchen Vorgehensweise.

So organisieren Sie Ihr Tagesgeschäft

1. Vorbereitung in drei Schritten

Schritt 1: Arbeitsräume erstellen – Anfallende Aufgaben werden innerhalb von Arbeitsräumen verfolgt, die unsere Organisationsstrategie widerspiegeln. Legen Sie dazu folgende Arbeitsräume an:

  1. Eingang,
  2. Wiedervorlage,
  3. Vielleicht irgendwann,
  4. Archiv / Ablage und
  5. Kleine Projekte.

Schritt 2: Ablage vorbereiten – In den neu erstellten Arbeitsräumen werden nun Stapel angelegt, die Ihre Ablage repräsentieren.

1. Eingang

In diesem Arbeitsraum erfassen Sie alles, was sich Stand heute in Ihrem Kopf, auf irgendwelchen Zetteln oder in anderen Systemen befindet. Später halten Sie hier all die Dinge als Aktivität fest, die neu auftauchen und erledigt werden müssen. Für den Anfang empfehlen wir, für jede wichtige Quelle wie Kunden, Lieferanten, Chef, Ideen, Notizen etc., jeweils einen Stapel anzulegen. So erkennen Sie später sofort, wie viel Aufgaben aus welcher Quelle kommen und können nach Wichtigkeit entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie diese angehen.

2. Wiedervorlage

Im Arbeitsraum 2. Wiedervorlage organisieren Sie die Stapel an Hand des Kontextes der Aktivität. Ein Kontext ist die Umgebung / Aktion, in der Sie den nächsten "physischen" Schritt einer Aktivität tun. Ein Kontext wird bei GTD in der Regel mit einem @ versehen. Also zum Beispiel: @Anrufen, @Besprechen, @Einkaufen, @Daheim, @Durchlesen, @Vertriebsmeeting, @Mit Chef etc. Suchen Sie sich die Kontexte, die Ihnen helfen.

3. Vielleicht irgendwann und 4. Archiv / Ablage

Legen Sie die Stapel in diesen Arbeitsräumen an Hand Ihrer individuellen Situation an. Die Stapel hier sollten Ihr persönliches Archivsystem widerspiegeln. Falls Sie ein Ordnersystem für die Ablage der Schriftstücke haben, können Sie dieses auch für virtuelle Ablage übernehmen. Das vereinfacht die Orientierung.

5. Kleine Projekte

Wenn ein Aufgaben nur in mehreren Schritten zu erledigen ist, wird diese nach GTD als Projekt bezeichnet. In diesem Arbeitsraum werden Sie deshalb all diese Projekte als Stapel repräsentiert festhalten.

Schritt 3: Kollegen Zugang gewähren - Wenn Sie mit anderen Personen zusammen arbeiten, können Sie diese zu Ihren Arbeitsräumen einladen. Dadurch erhalten z.B. Ihre Kollegen den Zugriff auf die dort liegende Statusinformation und können in den Arbeitsfluss eingebunden werden. Dank der farblichen Kodierung der Aktivitäten sehen Ihre Teammitglieder sofort, an welche Aufgaben sie ran müssen und was deren Status ist.



2. Initiales Füllen des Eingangs


Aufgaben erfassen Sind Arbeitsräume und die Ablagestapel angelegt, kann es an das Befüllen des Eingangs gehen, das durchaus auch länger dauern kann, wenn Sie entsprechend viel zu tun haben. Erstellen Sie bei diesem Schritt für alles, warum Sie sich kümmern müssen, eine Aktivität auf einem entsprechenden Stapel im Arbeitsraum 1. Eingang. Verwenden Sie optional das Feld Beschreibung, falls Sie weitere Details festhalten wollen.

Nächsten Schritt notieren Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um den nächsten "physischen" Schritt zu beschreiben. Verwenden Sie hierfür nach Möglichkeit Formulierungen wie "Angebot für Firma XY erstellen", "Preise recherchieren" etc.

Termine festhalten Wenn bereits ein Endtermin bekannt ist, können Sie diesen in der Statusinformation festhalten. Wenn Sie wissen, wann Sie sich mit einer Aufgabe befassen wollen, stellen Sie die Wiedervorlage entsprechend ein. Das System wird Sie per Email zum Wiedervorlage-Zeitpunkt automatisch informieren. Fällige Termine und Wiedervorlagen markiert das System übrigens automatisch rot. Damit sehen Sie immer sofort, wo es brennt.

3. Der Tagesablauf


Erfassen

Halten Sie im Arbeitsraum 1. Eingang alle Punkte fest, die fortlaufend anfallen. Erzeugen Sie hierzu Aktivitäten auf den Stapeln, die Sie zuvor angelegt haben. Beschreiben Sie die Aufgaben so, wie beim initialen Füllen des Eingangs weiter oben beschrieben.

Durcharbeiten

Die 2-Minuten-Regel
David Allen, der Vater von GTD, empfiehlt, dass alle Tätigkeiten, die weniger als 2 Minuten dauern, auch sofort erledigt werden sollten. Alle anderen Tätigkeiten werden zunächst im Eingang festgehalten und später abgearbeitet.

Gehen Sie täglich den Eingang durch und verfahren Sie wie folgt:

  1. falls eine Handlung erforderlich ist,
    • delegieren Sie die Aktivität einem Ihrer Kollegen oder
    • verschieben Sie diese in den Raum 2. Wiedervorlage auf einen der Kontext-Stapel (z.B. @Anrufen oder @Besprechen).
      Wenn Sie Aktivitäten delegieren, können Sie Freigabe beim Abschluss anfordern. Damit "kehrt" die Aktivität automatisch zu Ihnen zurück, wenn Ihr Kollege diese erledigt hat.
    • verschieben Sie die Aufgabe in den Arbeitsraum 5. Kleine Projekte auf einen entsprechenden Stapel, wenn Sie mehr als zwei Schritte zur Erledigung brauchen.
  2. falls keine Handlung erforderlich ist,
    • archivieren Sie diese als Referenz im Arbeitsraum 4. Archiv / Ablagen auf einem entsprechenden Stapel,
    • löschen Sie diese oder
    • verschieben Sie diese in den Arbeitsraum 3. Vielleicht / irgendwann und pausieren sie. Verwenden Sie die Wiedervorlage-Funktion der Aktivität und lassen Sie sich zu einem bestimmten Zeitpunkt vom System per Email daran erinnern, sich die Aufgabe wieder anzuschauen.
Organisieren

Wenn Handlungsbedarf bei Ihren Aktivitäten besteht, gibt es nach GTD drei Möglichkeiten, um was es sich handelt:

Termine Termine sind Aktionen, die von einem bestimmten Zeitpunkt abhängig sind. Das sind typischerweise externe Termine, wie Meetings, Reisen usw. Solche Handlungen werden im Kalender festgehalten. Im Kalender finden sich also all die Aktionen, die nur zu einem bestimmten Zeitpunkt möglich sind. Wir empfehlen Ihnen Ihre Kalender-Anwendung (z.B. Outlook oder iCal) zu nutzen, da die meisten von uns bereits einen Kalender im Einsatz haben. Beachten Sie: "normale" Aufgaben gehören nicht in den Kalender, diese kommen auf die Kontexlisten.

Aufgaben Falls Sie eine Aufgabe nicht innerhalb von 2 Min. erledigen können, wird diese in den Arbeitsraum 2. Wiedervorlage auf einem der Kontext-Stapel (z.B. @Telefon oder @Einkaufen) abgelegt. Ordnen Sie die Aufgaben gemäß ihrer Priorität von oben nach unten an. In OrganisedMinds erledigen Sie dies einfach per Drag & Drop mit der Maus.

Projekte Die dritte Möglichkeit sind die bereits erwähnten Projekte. Für kleine Projekte (in etwa bis zu 10 Aufgaben) verwenden Sie den Arbeitsraum 5. Kleine Projekte, in dem pro Projekt ein Stapel vorhanden sein sollte. Sie können in den Einstellungen eines Stapels eine Beschreibung des Projektes oder den nächsten Schritt im Projekt beschreiben. Verwenden Sie die vertikale Anordnung der Aktivitäten, um ihre Wichitgkeitsabfolge abzubilden. Für größere Projekte empfehlen wir Ihnen, einen eigenen Arbeitsraum pro Vorhaben anzulegen. Wie Sie größere Projekte mit OrganisedMinds effizient bewerkstelligen, erfahren Sie hier.

Kontrollieren

Sie sollten mindestens 1 x täglich Ihren Kalender und die Kontexstapel im Arbeitsraum 2. Wiedervorlage prüfen. Die Kontextstapel sind insbesondere immer dann dran, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben und sich fragen, was Sie als nächstes tun sollen. Falls kein Termin im Kalender ansteht, wählen Sie eine Aufgabe aus und erledigen Sie diese. Dazu aber gleich mehr.
Das GTD-System empfiehlt zusätzlich 1 x pro Woche in einem Wochenrückblick reinen Tisch zu machen. Hierbei werden Termine geprüft, bei jedem aktuellen Projekt der nächste Schritt festgelegt, der Eingang-Arbeitsraum geleert, Kontextlisten im Arbeitsraum Wiedervorlage zwecks Aktualität gesichtet, delegierte Aufgaben überprüft und eventuell nachgehackt, sowie ggf. neue Projekte definiert.

Erledigen

Um Aufgaben zu erledigen, nutzen Sie den Arbeitsraum 2. Wiedervorlage. Aus den dort abgelegten Kontextlisten wählen Sie nun eine Aufgabe aus, wobei Ihnen bei der Entscheidung, welche Sie angehen sollten, 4 Bewertungskriterien zur Verfügung stehen:

  • Kontext Wahrscheinlich wird erst jetzt richtig sichtbar, welchen Sinn die Kontextlisten haben. Anstatt der Frage zu folgen "Was soll ich jetzt machen", sehen Sie jetzt sehr transparent, was Sie tun überhaupt tun können. Falls Sie einen Stapel @Telefon angelegt haben und Sie eine freie Minute haben, während Sie auf den Zug warten, können Sie sich diese vornehmen und ein Paar Anrufe erledigen. Dank den Kontextlisten vermeiden Sie, darüber nachdenken zu müssen, ob Sie eine Aufgabe jetzt überhaupt erledigen können. Die Anordnung der Wiedervorlage entlang von Kontextlisten spart Ihnen wertvolle Zeit, da Sie nicht jedes mal all Ihre Aufgaben durchgehen müssen, um herauszufinden, ob Sie eine Aufgabe überhaupt jetzt erledigen können.
  • Verfügbare Zeit Ein einfaches Bewertungskriterium, wenn man den zeitlichen Aufwand fürs Erledigen einer Aufgabe gut einschätzen kann. Wenn Sie jetzt 30 Min. zu der nächsten Besprechung haben, können Sie sich auch nur entsprechende Aufgaben raus picken. Sie können übrigens in OrganisedMinds den ungefähren zeitlichen Aufwand einer Aktivität auch festhalten. Verwenden Sie hierzu in der Statusinformation das Attribut "Größe" und wählen Sie zwischen klein, normal und gross. Dies soll nur als grobe Orientierungshilfe dienen.
  • Verfügbare Energie Es gibt Zeiten während des Tages, da haben Sie kaum Kraft für eine anstrengende Aufgabe, die Sie viel Energie kosten wird. Es ist deshalb sinnvoll die nächste Aufgabe auch danach auszuwählen, wie viel Energie Sie gerade für etwas haben. Um pro Aufgabe festzuhalten, wie viel Energie eine Aufgabe benötigt, könnten Sie ebenso das vorher erwähnte Attribut "Größe" nutzen. Verwenden Sie die Listenansicht, um nach Größe und anderen Attributen zu sortieren und so die passende Aufgabe auszuwählen.
  • Priorität Das letzte Kriterium, welches für die Auswahl der nächsten Aufgabe herangezogen wird, ist Priorität und kommt als Bewertungskriterium erst zum Schluss - nach dem die Aufgaben durch die ersten drei Kriterien vorsortiert wurden. Was ist von den übrig gebliebenen Aufgaben die wichtigste / die dringlichste? GTD räumt Priorität generell einen weniger wichtigen Stellenwert, weil das Abwiegen, welche Aufgabe vor welcher im Tagesgeschäft Vorrang hat, einfach zu viel Zeit beanspruchen würde. In OrganisedMinds halten Sie Prioritäten von Aufgaben mittels des entsprechenden Attributs fest. Aufgaben mit hoher Prio werden zudem auf den Stapeln visuell hervorgehoben dargestellt.

Was Sie sonst noch tun können

Tipp 1 Lassen Sie sich von OrganisedMinds jeden Morgen per Email einen Tagesbericht zusenden, der Ihre Termine und Wiedervorlage für den Tag übersichtlich zusammenfasst. Aktivieren Sie hierzu in den Einstellungen Ihres Profils den Punkt Tagesbericht zusenden und geben Sie an, wann Sie diesen erhalten wollen.

Tipp 2 Nutzen Sie in Ihren Arbeitsräumen nur die Aktivitäten-Attribute, die Sie wirklich verwenden. Innerhalb der Statusinformation einer Aktivitäten können Sie Attribute, die Sie nicht brauchen, einfach per Mausklick ausblenden. Bestimmen Sie über die Einstellungen des Arbeitsraums, ob Ihre Anzeige-Einstellungen für alle anderen Arbeitsraum-Mitglieder bindend gelten.

Tipp 3 Falls Sie den Status einzelner Aktivitäten Personen außerhalb von OrganisedMinds zur Ansicht zur Verfügung stellen wollen, können Sie Ihnen den öffentlichen Link einer Aktivität per Email zusenden. Der öffentliche Link einer Aktivität wird in den Sharing-Einstellungen der entsprechenden Aktivität aktiviert.

Schlussfolgerung

In wie weit ein Organisationssystem für jemanden funktioniert, ist auch die Frage der eigenen Disziplin und des eigenen Typs. Das, was für den Einen funktioniert, muss nicht zwangsläufig auch bei uns klappen. Allerdings stossen wir alle ab einem bestimmten Pensum an den zu erledigenden Aufgaben früher oder später an Grenzen dessen, was wir im Stande sind zu jonglieren. Spätestens wenn man die Zusammenarbeit im Team organisiert, kommt man in der Regel nicht um ein einheitliches Vorgehen beim Organisieren anstehender Vorhaben herum.

GTD eignet sich hervorragend als Organisationsstrategie für Menschen und insbesondere für Teams mit vielen Aufgaben. Mit OrganisedMinds können Sie die GTD-Methodik leicht anwenden, Informationen, Dateien und den aktuellen Status im Team - unabhängig des Standorts - teilen und damit nicht nur Ihr Tagesgeschäft effizient steuern.

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