Eingansrechnungen sammeln und effizient abarbeiten


Emails mit Rechnungen an OrganisedMinds weiterleiten

Einleitung

Wir alle erhalten tagtäglich Emails, in den Aufgaben zur Erledigung auf uns warten oder versenden selber Aufgaben als Emailtext an andere. Das Resultat sind überfüllte Email-Postfächer, die nur schwer organisiert werden können, der Überblick geht verloren, die Information in Emails kann nur durch das Weiterleiten mit Anderen geteilt werden. Mit OrganisedMinds können Sie den Umgang mit Emails nun um einiges vereinfachen, in dem Sie diese gezielt an OrganisedMinds weiterleiten.

Szenario

Immer öfter erreichen uns Rechnungen elektronisch per Email. Ein Email-Programm ist aber kaum geeignet, um Termine zu überwachen oder eine Übersicht mit offenen Rechnungen auch dem Team aus der Buchhaltung bereitzustellen. In diesem Beispiel wird mit OrganisedMinds genau das abgebildet.

Einrichtung

Erstellen Sie in OrganisedMinds einen neuen Arbeitsraum und laden Sie die Kollegen ein, die Bescheid über eingehende Rechnungen wissen müssen. Das kann z.B. die Geschäftsleitung oder die Buchhaltung sein. Verwenden Sie anschliessend die Email-Adresse des Arbeitsraums, um aus Ihrem Email-Programm heraus per Email eingegangene Rechnungen an diesen Arbeitsraum weiterzuleiten.

Die Emails werden automatisch zu Aktivitäten konvertiert und können als solche mit Fälligkeitsdaten und mit Wiedervorlage versehen werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihren Arbeitslauf einzurichten:

  • Arbeitsraum anlegen Legen Sie einen neuen Arbeitsraum an, in dem Sie eingehende Rechnungen verwalten werden
  • Arbeitsraum-Regeln definieren In den Arbeitsraum-Einstellungen halten Sie fest, wie mit Aktivitäten umgegangen werden soll. Setzen Sie ein Häckchen bei "Jedem Arbeitsraum-Mitglied erlauben, Aktivitäten zu übernehmen", wenn sich Ihre z.B. Buchhaltung ankommende Rechnungen einfach schnappen kann, um diese zu bearbeiten.
  • Stapel einrichten Um in Ihrem Arbeitsraum eine bessere visuelle Orientierung zu haben, legen Sie sich z.B. folgende Stapel an: Freigabe erforderlich, Zu bezahlen, Bezahlt. Ankommende Rechnungen landen immer auf dem Eingangs-Stapel. Von hier aus, ziehen Sie diese auf einen entsprechenden Stapel.
  • Personen einladen Laden Sie nun die beteiligten Kollege zu dem so eingerichteten Arbeitsraum ein. Verwenden Sie hierzu den Dialog "Arbeitsraum-Einstellungen". Grundsätzlich sollten alle Kollegen eingeladen werden, die Rechnungen an diesen Arbeitsraum weiterleiten dürfen. Nur Arbeitsraum-Mitglieder dürfen Emails an diesen senden.

Verabreden Sie mit Ihren Kollegen, wie Sie mit eingehenden Rechnungen umgehen. Wer ist für ihre Freigabe verantwortlich? Wer ist für das pünktliche Begleichen der Rechnung zuständig?

Unser Tipp: Benennen Sie aus Ihrem Team eine Person, die eingehende Rechnungen überwacht und für diese den nächsten Schritt bestimmt. Diese Person kann dann entscheiden, ob eine Rechnung zwecks Freigabe an einen bestimmten Kollegen gehen muss, oder ob diese ohne weitere Freigabe beglichen werden kann. Verwenden Sie z.B. die Rechnungshöhe als Orientierungshilfe hierfür.

Ablauf

Wenn nun Rechnungen in Ihrem oder im Postfach eines Ihrer Kollegen landen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Emails weiterleiten Leiten Sie die Email an die Email-Adresse des Arbeitsraums. Am besten fügen Sie diese Email zu Ihrem Adressbuch hinzu, so haben Sie diese immer griffbereit. Nehmen Sie optional Ihren Kollegen, der sich um die Rechnungen kümmert, auf CC.
  • Rechnung prüfen Die Person, den Sie zuvor für die Organisation des Eingangs bestimmt haben, prüft regelmäßig neue Eingänge und entscheidet über den nächsten Schritt. Insbesondere über die Frage, ob jemand aus Ihrem Team die Rechnung zuerst freigeben muss. Falls ja, wird sie an diese Person delegiert.
  • Fälligkeitstermin festhalten Jede Rechnung hat ein Fälligkeits-Datum. Nutzen Sie das Feld "Wiedervorlage", um diesen festzuhalten. OrganisedMinds erinnert Sie dann automatisch, wenn dieser fällig ist.
  • Status festhalten Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um Entscheidungen, den Status oder Fragen und Antworten festzuhalten.
  • Tagesbericht anfordern Falls Sie dies wünschen, nutzen Sie die Möglichkeit, per Email über anstehende Termine tagesaktuell informiert zu werden. OrganisedMinds sendet Ihnen zu definierten Zeiten einen Tagesbericht zu. Die Einstellungen hierzu finden Sie in Ihrem Profil.

Zum Schluss

Mit einem simplen Ablauf, können Sie nun ankommende Rechnungen mit Ihrem Team handhaben. Für die beteiligten Personen ändert sich nicht viel, außer dass freizugebende und zu begleichende Rechnungen an die Arbeitsraum-Email-Adresse gesendet werden. Der Ablauf aber insbesondere für Ihre administrativen Kräfte, wird deutlich vereinfacht. Anbei noch ein Tipp:

Dritte einbinden: Wenn sich Rückfragen zu einer Rechnung ergeben, die nur von einer Person beantwortet werden können, die keinen Zugang zu diesem Arbeitsraum hat, können Sie mit der Funktion "öffentlichen Link aktivieren" zu einer bestimmten Aktivität von draußen ermöglichen. Solange diese Option aktiv ist, kann man den Vorgang über einen speziellen Link erreichen. Schalten Sie den öffentlichen Zugang ab, wenn dieser nicht mehr benötigt wird.

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