Projekte planen und durchführen


So einfach kann Projektmanagement sein

Einleitung

Wir alle führen Projekte durch. Egal, ob privat oder geschäftlich. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit OrganisedMinds Projekte wie ein Profi organisieren und durchführen.

1. Vorbereitung eines Projektes

Obwohl Projekte äußerst unterschiedlich von ihrer Natur her sind, folgen sie alle im Allgemeinen dem gleichen Ablauf, der ein Projekt in 4 Phasen einteilt: 1. Vorbereitung oder auch Initiierung genannt, 2. Planung, 3. Realisierung oder Durchführung und 4. Abschluss.

Um ein Projekt in OrganisedMinds durchzuführen, erstellen Sie zwei Arbeitsräume und geben Sie ihnen die Namen:

  • P.1 Auftrag hier wird festgehaten, was das Projekt liefern soll und wie es organisiert wird
  • P.2 Umsetzung hier wird die Umsetzung mittels zu erbringender Arbeitspakete gesteuert

Im Arbeitsraum P.1 Auftrag erstellen Sie folgende Stapel:

  • Ziele Beschreiben Sie innerhalb einer Aktivität die Ziele des Projektes
  • Stakeholder Identifizieren Sie Ihre Stakeholder und erstellen legen Sie pro Person eine Aktivität an
  • Hauptanforderungen Aus den Interview mit Ihren Stakeholdern leiten Sie die Hauptanforderungen ab
  • Meilensteine Sind im Vorfeld wichtige Projekttermine bekannt, halten Sie diese auf dem Stapel Meilensteine fest.
  • Risiken Identifizieren Sie Risiken, die den Erfolg von Ihrem Projekt gefährden könnten
  • Organisation Definieren Sie und stimmen Sie mit Ihren Vorgesetzten ab, wer welche Rolle im Projekt übernimmt
  • Dokumentation Fassen Sie in einem eigenen Projektauftrag obige Informationen zusammen und lassen Sie sich diesen ggf. von Ihrem Auftraggeber freigeben
  • 2. Projektplanung

    Sind Ziele klar definiert, Anforderungen abgenommen, Projektorganisation abgestimmt und Projektauftrag freigegeben, können Sie mit der Feinplanung beginnen.

    Kick-off Meeting

    Das Meeting dient vor allem dazu, die Ziele und Gründe für das Projekt zu erklären, die Hauptanforderungen und Meilensteine im Projekt vorzustellen, sowie auf die nächsten Schritte und Termine hinzuweisen.

    Schritt 1 Arbeitspakete definieren. Im Arbeitsraum P.2 Planung erstellen Sie für jede der Hauptanforderungen einen eigenen Stapel. Erfassen Sie auf jedem Stapel alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit die Hauptanforderung als erfüllt abgenommen werden kann.

    Schritt 2 Arbeitspakete zuweisen. Halten Sie pro Arbeitspaket fest, bis wann dieses erledigt werden kann / muss (Feld Termin) und nutzen Sie die Wiedervorlage-Feld, um den Anfangstermin der Arbeiten festzuhalten. Delegieren Sie anschliessend die definierten Arbeitspakete an vorher benannte Projektteam-Mitglieder.

    3. Durchführung

    Kommunikation

    (a) Jour Fixe Nutzen Sie die regelmäßigen Projekt-Statusmeetings, um das Projektteam über den Gesamtfortschritt, offene Punkte und laufende Eskalationen zu informieren.

    (b) Protokolle Legen Sie im Arbeitsraum 2. Planung auf dem Stapel @Besprechungen eine Aktivität Projekt Jour Fixe an und halten Sie in den Kommentaren die wesentlichen Punkte aus der jeweiligen Besprechung fest.

    (c) Diskussionen im Kontext Bitten Sie die Arbeitspakets-Verantwortlichen den jeweils letzten Stand und den nächsten Schritt kurz im Kommentar des Arbeitspakets zu beschreiben. So werden alle Projektmitglieder informiert und können ggf. im Kontext des Arbeitspakets direkt Bezug zum Stand der Dinge nehmen.

    Status Arbeitspakete

    Kontrollieren Sie regelmäßig den letzten Status der Arbeitspakete und erinnern Sie ggf. die Verantwortlichen mit einem Kommentar innerhalb ihres Arbeitspakets entsprechendes nachzuholen.

    Eskalationen

    Wenn Arbeitspakete nicht wie geplant erledigt werden können, sind die Arbeitspakets-Verantwortlichen angehalten, ihr Problem zu eskalieren. Sorgen Sie für transparente Eskalationsketten. Vereinbaren Sie diese im Vorfeld und definieren Sie, wie eskaliert wird (z.B. direkt an die Projektleitung). Eine Eskalation sollte das Problem beschreiben und immer die möglichen Lösungsalternativen mit Handlungsempfehlung darstellen.

    4. Abschluss

    Abschlussarbeiten Die Projektergebnisses werden an den Auftraggeber oder Kunden übergeben, unvollendete Dokumentation fertiggestellt und ein Abschlussbericht mit etwaigen offenen Punkten erstellt.

    Formaler Abschluss In der letzten Sitzung des Lenkungsausschusses wird anschliessend die Projektleitung und das Projektteam entlastet und das Projekt offiziell als beendet erklärt.

    Gewonnene Erkenntnisse Halten Sie gewonnene Erkenntnisse aus der Projektdurchführung fest und versuchen Sie von Projekt zu Projekt, aus diesen zu lernen.

    Abschlussfeier Bitten Sie die Geschäftsleitung um ein passendes Budget und unternehmen Sie etwas mit Ihren Kollegen. Sie haben es sich alle verdient.

    Werden auch Sie mit OrganisedMinds zu einem Projektprofi und melden Sie sich gleich hier auf der Seite kostenlos an.

Einleitung

Wir alle führen Projekte durch. Egal, ob privat oder geschäftlich. Wir mögen vielleicht nicht alles, was in Wirklichkeit ein Projekt ist, auch als Projekt bezeichnen. Wir finden Projektstrukturen aber in vielen Bereichen. Im Prinzip kann man sagen, dass alles, was mehr als zwei Griffe benötigt, um das angestrebte Ziel zu erreichen, bereits ein Projekt darstellt. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie mit OrganisedMinds Projekte wie ein Profi organisieren und durchführen.

1. Vorbereitung eines Projektes

Obwohl Projekte äußerst unterschiedlich von ihrer Natur her sind, folgen sie alle im Allgemeinen dem gleichen Ablauf, der ein Projekt in 4 Phasen einteilt: 1. Vorbereitung oder auch Initiierung genannt, 2. Planung, 3. Realisierung oder Durchführung und 4. Abschluss.

Was erfolgreiche Projekte ausmacht


  • Ziele und Anforderungen sind klar definiert und dem Projektteam bekannt,
  • Es gibt eine gute Projektplanung,
  • Ressourcen (Budget, Personal, Maschinen etc.) sind ausreichend vorhanden und für das Projekt zugesagt,
  • das Management unterstützt das Projekt und räumt dem eine entsprechende Priorität ein,
  • die Kommunikation im Projektteam ist ausreichend und transparent,
  • das Projektteam verfügt über qualifiziertes Personal.

Erstellen Sie in OrganisedMinds zwei Arbeitsräume und geben Sie ihnen die Namen "P.1 Auftrag" und "P.2 Umsetzung". Legen Sie sich im Arbeitsraum P.1 Auftrag folgende Stapel an: Ziele, Stakeholder, Hauptanforderungen, Meilensteine, Risiken, Organisation und Dokumentation. Im Arbeitsraum P.2 Planung werden wir die Organisation mittels Stapel später vorbereiten.

Ziele definieren - Beschreiben Sie innerhalb einer Aktivität die Ziele des Projektes aus den drei Projektperspektiven Termine, Kosten und Ergebnisse (Qualität).

Stakeholder identifizieren - Überlegen Sie, wer aus Ihrer Organisation und außerhalb dieser von diesem Projekt betroffen ist. Erstellen Sie auf dem Stapel Stakeholder pro Person eine Aktivität. Ziel ist es, alle möglichen Stakeholder in den Anforderungsprozess zu integrieren.

Anforderungen abstimmen - Ein pragmatischer Weg für die Erhebung von Anforderungen ist ein einfaches Interview mit Ihren Stakeholdern. Verwenden Sie das Feld Beschreibung, um Anforderungen im Detail festzuhalten.

Meilensteine definieren - Sind im Vorfeld wichtige Projekttermine bekannt, halten Sie diese auf dem Stapel Meilensteine fest.

Grobe Risikoanalyse - Identifizieren Sie Risiken, die den Erfolg von Ihrem Projekt gefährden könnten und notieren Sie jedes wichtige Risiko als Aktivität auf dem entsprechenden Stapel.

Projektorganisation festlegen - Definieren Sie und stimmen Sie mit Ihren Vorgesetzten ab, wer welche Rolle im Projekt übernimmt und welche Befugnisse diese Rolle hat. Die wichtigsten Rollen sind: Projektleitung, Steuerkreis oder Lenkungsausschuss und das Projektteam. Halten Sie fest, wie Probleme eskaliert werden und wann sich das Projektteam zu regelmäßigen Statusbesprechungen treffen wird.

Initiale Dokumentation - Sind die Ziele definiert und Anforderungen abgestimmt sollten Sie diese in einem eigenen Projektauftrag festhalten. Eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des Projektes (Business Case) rundet die initiale Projektdokumentation ab.

2. Projektplanung

Sind Ziele klar definiert, Anforderungen abgenommen, Projektorganisation abgestimmt und Projektauftrag freigegeben, können Sie mit der Feinplanung beginnen.

Kick-off Meeting

Nachdem der Projektauftrag freigegeben ist, ist es ratsam, ein Kick-off Meeting mit Ihrem Projektteam einzuberufen. Holen Sie die beteiligten Personen möglichst früh ab und nutzen Sie das Kick-off Meeting vor allem dazu, die Ziele und Gründe für das Projekt zu erklären, die Hauptanforderungen und Meilensteine im Projekt vorzustellen, sowie auf die nächsten Schritte und Termine hinzuweisen. Nehmen Sie die Fragen und Sorgen des Projektteams ernst und passen Sie ggf. die Risikoanalyse an.

Schritt 1 Arbeitspakete definieren. Im Arbeitsraum P.2 Planung erstellen Sie für jede der Hauptanforderungen einen eigenen Stapel. Notieren Sie auf jedem Stapel alle Aufgaben, die erledigt werden müssen, damit die Hauptanforderung als erfüllt abgenommen werden kann. Die Vertreter der Fachabteilungen in Ihrem Projektteam sind hierfür die richtigen Ansprechpartner. Stimmen Sie außerdem ab, wer wann welche Aufgabe übernehmen kann.

Schritt 2 Arbeitspakete zuweisen. Halten Sie pro Arbeitspaket fest, bis wann dieses erledigt werden kann / muss (Feld Termin) und nutzen Sie die Wiedervorlage-Feld, um den Anfangstermin der Arbeiten festzuhalten. Falls Sie Ihr Projektteam noch nicht zum Arbeitsraum 2. Planung eingeladen haben, holen Sie dies jetzt nach. Delegieren Sie anschliessend die definierten Arbeitspakete an vorher benannte Projektteam-Mitglieder.

3. Durchführung

Kommunikation

(a) Jour Fixe Nutzen Sie die regelmäßigen Projekt-Statusmeetings, um das Projektteam über den Gesamtfortschritt, offene Punkte und laufende Eskalationen zu informieren. Halten Sie die Meetings straff aber informativ. Statusmeetings sollten 1 Stunde nicht überschreiten. Diskutieren Sie Teillösungen, die nur bestimmte Fachbereiche interessieren, nicht in der grossen Runde, sondern verlagern Sie diese in eigene Arbeitstreffen.

(b) Protokolle In den meisten Unternehmen ist der Projektleiter für die Erstellung des Protokolls zuständig. Legen Sie im Arbeitsraum 2. Planung auf dem Stapel @Besprechungen eine Aktivität Projekt Jour Fixe an und halten Sie in den Kommentaren die wesentlichen Punkte aus der jeweiligen Besprechung fest. Sie müssen keine Emails an Riesenverteiler senden. Ihr Projektteam kann dieser Aktivität folgen und bleibt damit automatisch auf dem Laufenden. Hängen Sie ggf. ein Word-Protokoll als Anhang an diese Aktivität an.

(c) Diskussionen im Kontext Bitten Sie die Arbeitspakets-Verantwortlichen den jeweils letzten Stand und den nächsten Schritt kurz im Kommentar des Arbeitspakets zu beschreiben. Dadurch bleiben alle im Projektteam auf dem Laufenden und können außerdem innerhalb des Kontextes eines Arbeitspakets mit diskutieren. Kommentare können übrigens von allen Beteiligten mit + 1 / -1 bewertet werden. Nutzen Sie diese Funktion, um beispielsweise beste Lösungsvorschläge zu einem Problem zu bewerten.

(d) War Room In manchen Projekten ist es ratsam, einen so genannten Projekt War Room (Kommandozentrale) einzurichten. Es handelt sich um einen für das Projekt zur Verfügung gestellten Konferenzraum, in dem wichtige Projektinformationen ausgehängt sind und in dem sich das Projektteam trifft. Außerdem können War Rooms für Treffen genutzt werden, damit das Team jenseits des Tagesgeschäftes fokussiert an einem oder mehreren Arbeitspakten gemeinsam zu arbeiten.

Status Arbeitspakete

Versehen Sie kritische Arbeitspakete in OrganisedMinds mit der Priorität "hoch". So haben Sie diese stets im Blick. Nutzen Sie als Projektleiter die PDF- und CSV-Exportfunktion, um eine Vorgangsliste zu erstellen, die Sie an weitere Personen weiterleiten oder beim Treffen Lenkungsausschusses nutzen können.

Kontrollieren Sie regelmäßig den letzten Status der Arbeitspakete und erinnern Sie ggf. die Verantwortlichen mit einem Kommentar innerhalb ihres Arbeitspakets entsprechendes nachzuholen.

Eskalationen

In Projekten - wie sonst im normalen Leben auch - läuft nicht immer alles nach Plan. Wenn Termine absehbar in Verzug geraten (können) oder ein Arbeitspaket nicht wie geplant erledigt werden kann, weil sich zum Beispiel der Kostenrahmen plötzlich ändert, sind Sie als Projektleiter angehalten, für eine schnelle Lösung des Problems zu sorgen und den Umsetzungsplan entsprechend anzupassen.

Sorgen Sie für transparente Eskalationsketten

Deshalb ist es wichtig eine transparente Eskalationskette bereits in der Vorbereitungsphase zu vereinbaren. Während in kleineren Unternehmen meistens direkt an die Projektleitung eskaliert wird, ist es in grösseren Unternehmen die Regel, dass der Arbeitspakets-Verantwortliche zunächst an seinen direkten Vorgesetzten eskaliert. Somit hat dieser noch die Möglichkeit ggf. weiteres Personal aus seinem Team einzuschalten oder das auftretende Problem anders selbst zu lösen. Erst, wenn er dazu nicht im Stande ist, eskaliert dieser weiter an die Projektleitung.

Halten Sie Eskalationen dann im Arbeitsraum 2. Planung fest, wenn es wichtig ist, dass das ganze Projektteam über die laufende Eskalation und deren Stand Bescheid wissen soll. Die Projektleitung als die klärende Konfliktstelle kann entweder das Problem selbst lösen (deshalb ist es wichtig am Anfang ihre Befugnisse zu definieren) oder muss an den Lenkungsausschusses eskalieren.

Wie sieht eine Eskalation aus?

Eine Eskalation sollte immer die möglichen Lösungsalternativen darstellen und eine Empfehlung zur Handlung beinhalten, damit der Lenkungsausschuss entscheiden oder mit einer eigenen Alternative aufwarten kann. Wurde eine Entscheidung herbeigeführt und der Grund für die Eskalation gelöst, informieren Sie die Beteiligten mittels eines Kommentars im betroffenen Arbeitspaket und adressieren Sie ggf. die Angelegenheit im nächsten Projekt Stautsmeeting.

4. Abschluss

Abschlussarbeiten Ist das Werk vollendet und alle Arbeitspakete erfolgreich abgeschlossen, startet die Abschlussphase. In dieser wird das Projektergebnisses an den Auftraggeber oder Kunden übergeben, die noch vielleicht unvollendete Dokumentation fertiggestellt und ein Abschlussbericht mit etwaigen offenen Punkten erstellt. Gleichzeitig starten die Aufräumarbeiten, wie etwa die Auflösung des War Rooms, Rückgabe oder Rückbau der fürs Projekt benötigten Infrastruktur und Ausstattung.

Formaler Abschluss In der letzten Sitzung des Lenkungsausschusses wird anschliessend die Projektleitung und das Projektteam entlastet und das Projekt offiziell als beendet erklärt.

Gewonnene Erkenntnisse Wir empfehlen Ihnen nach Projektabschlüssen ein Review Meeting mit dem Projektteam zu organisieren, in dem Sie offen mit Ihren Kollegen diskutieren sollten, was gut und was schlecht lief. Halten Sie diese Erkenntnisse fest und versuchen von Projekt zu Projekt aus diesen zu lernen. Das Gelernte können Sie in einem gesonderten Arbeitsraum (nennen Sie ihn z.B. Leitlinien fürs PjM) festhalten. So bleibt das Wissen und die Erkenntnisse für alle verfügbar.

Abschlussfeier Jedes erfolgreich abgeschlossene Projekt sollte mit dem Projektteam auch gebührend gefeiert werden. Bitten Sie die Geschäftsleitung um ein passendes Budget und unternehmen Sie etwas mit Ihren Kollegen. Sie haben es sich alle verdient.

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