Reisen und Reisekostenbelege organisieren


Geschäftsreisen und RK-Abrechnung einfach handhaben

Einleitung

Jeder, der regelmäßig auf Geschäftsreisen geht, kennt das Problem. Alle Belege müssen gesammelt werden, damit später eine Abrechnung erfolgen kann. Für die meisten von uns ist es ein langwieriges Unterfangen. Mit OrganisedMinds und einem Smartphone kann man diesen Prozess jetzt deutlich vereinfachen.

Szenario

In diesem Anwendungsbeispiel wird beschrieben, wie Sie oder Ihre Kollegen, die Geschäftsreisen unternehmen, Ihre Belege auf einfache Art und Weise an die Buchhaltung oder das Sekretariat weiterleiten, die sich anschliessend mühelos um eine Abrechnung kümmern können. Die Belege werden im Rahmen einer Aktivität gesammelt, die die aktuelle Geschäftsreise darstellt.

Einrichtung

Erstellen Sie in OrganisedMinds einen neuen Arbeitsraum und laden Sie die Kollegen ein, die häufig auf Geschäftsreise gehen. Für jede neue Geschäftsreise legen Sie eine Aktivität an. Verwenden Sie anschliessend die Email-Adresse der Aktivität, um später Ihre Belege an diese Aktivität weiterzuleiten.

Die Emails werden automatisch zu Kommentaren in dieser Aktivität konvertiert, die Belege als Anhang abgespeichert. Am Ende der Geschäftsreise haben Sie dann alle Belege an der Aktivität dran und können diese in Ihre Reisekostenabrechnung übernehmen.

Einrichtung im Detail

  • Arbeitsraum anlegen Legen Sie einen neuen Arbeitsraum an, in dem Sie Ihre Geschäftsreisen organisieren werden
  • Arbeitsraum-Regeln definieren In den Arbeitsraum-Einstellungen halten Sie fest, wie mit Aktivitäten umgegangen werden soll. Setzen Sie ein Häkchen bei "Jedem Arbeitsraum-Mitglied erlauben, Aktivitäten zu übernehmen", wenn sich Ihr z.B. Sekretariat vorhandene Vorgänge einfach schnappen kann, um diese zu bearbeiten.
  • Stapel einrichten Um in Ihrem Arbeitsraum eine bessere visuelle Orientierung zu haben, legen Sie sich für den Start Stapel für jeden Kollegen an, der auf einer Geschäftsreise geht. Das hat den Nebeneffekt, dass Sie mit einem Blick sehen können, welche Reisen anstehen oder im Gange sind.
  • Personen einladen Laden Sie nun die beteiligten Kollege zu dem so eingerichteten Arbeitsraum ein. Verwenden Sie hierzu den Dialog "Arbeitsraum-Einstellungen". Grundsätzlich sollten alle Kollegen eingeladen werden, die Geschäftsreisen unternehmen. Nur Arbeitsraum-Mitglieder dürfen Emails an dessen Aktivitäten senden.

Unser Tipp: Verabreden Sie mit Ihren Kollegen, wie mit Reisekostenabrechnungen umgehen. Am besten halten Sie die Vorgaben im Rahmen einer Aktivität in Ihrem Geschäftreisen-Arbeitsraum fest. So wird die Anleitung für alle sichtbar sein.

Unser Tipp: Benennen Sie aus Ihrem Team eine Person, die Ihre Geschäftsreisen organisiert und anschliessend die RK-Abrechnung übernimmt.

Ablauf

Wenn Sie so vorbereitet sind, können Sie wie folgt verfahren:

  • Pro Geschäftsreise eine Aktivität anlegen Geht ein Kollege auf Geschäftsreise legen Sie auf seinem Stapel eine neue Aktivität an. Notieren Sie sich die Email-Adresse der Aktivität, denn an diese werden später die Reisebelege gesendet. Am besten halten Sie die Email-Adresse in Ihrem Adressbuch fest.
  • Reiseplanung festhalten Notiere Sie die Details der Reise in der Beschreibung, nutzen Sie copy&paste, um Inhalte von Reisewebsites oder Emails zu übertragen, hängen Sie ggf. Zug- und Flugtickets als Anhang an. Lassen Sie sich mit Wiedervorlage z.B. an den Beginn der Reise erinnern.
  • Belege auf Reisen fotografieren und einschicken Wenn Sie auf Reisen sind, können Sie jetzt mit Ihrem Smartphone neue Belege einfach nur abfotografieren und an die Email-Adresse der Aktivität schicken, die Sie zuvor in Ihrem Smartphone abgespeichert haben.
  • Reiseanfang- und -Ende festhalten Halten Sie in der Beschreibung den Anfang und das Ende der Reise mit. Das erleichtert später die Erstellung der Reisekosten-Abrechnung.
  • Reisekostenabrechnung erstellen Wenn die Geschäftsreise rum ist, fügen Sie gff. noch fehlende Belege an und delegieren Sie die Aktivität an den Kollegen, der sich um die Erstellung der RK-Abrechnung kümmert.
  • Rückfragen handhaben Nutzen Sie die Kommentarfunktion, um im Rahmen einer Aktivität gezielt Rückfragen zu beantworten.

Zum Schluss

Mit einem simplen Ablauf, können Sie Ihre Reisen und Reisebelege organisieren. Hier ändert sich für alle Beteiligten einiges: Kollegen, die auf Reisen gehen, werden deutlich in der Administration entlastet und müssen nur dafür sorgen, dass Sie Ihre Belege abfotografieren und einsenden. Außerdem werden sich die administrativen Kräfte freuen, denn Sie haben jetzt alles für eine Abrechnung notwendige in einem Vorgang gebündelt. Anbei noch zwei Tipps:

Online-Formular für RK-Abrechnungen Falls Sie selber noch nichts passendes haben, können Sie für Ihre Abrechnungen das gelungene Online-Formular von reisekosten-verpflegungsmehraufwand.de nutzen (kostenlos, über Spenden freuen sich die Betreiber).

Dritte einbinden: Wenn sich Rückfragen zu einer Reise ergeben, die nur von einer Person beantwortet werden können, die keinen Zugang zu diesem Arbeitsraum hat, können Sie mit der Funktion "öffentlichen Link aktivieren" einen Zugang von draußen ermöglichen. Solange diese Option aktiv ist, kann man den Vorgang über einen speziellen Link erreichen. Schalten Sie den öffentlichen Zugang ab, wenn dieser nicht mehr benötigt wird.

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